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Enterprise Apps Now

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Evernoteのビックニュースに触発されて試した「Evernote for Salesforce」

http://i.gyazo.com/d029e81ac02b036225a36a963baf7be3.png

昨日(2014.11.10)日経新聞との提携が大きな話題になっていたEvernote。ホームページでのメッセージも完全に「自分のすべての作業を行うワークスペース」と、記憶しておく場からワークスペースに完全に移行していました。

現行機能から想像する限りではEvernoteにとっても大きなチャレンジになりそうですが、既に抱えているユーザー数と考えると、クラウド上のワークスペースになり得る可能性はある気もします。今後の展開がとても気になります。

と、このEvernoteのニュースに触発され、Evernote for Salesforceを試したくなり、実際にEvernote Businessに契約をした上で試してみることにしました。

 概要

Evernote Businessはビジネス組織向けのEvernoteで、組織単位で契約することで組織内の情報・文書共有用途に利用が可能です。面白いのは、個人契約しているEvernoteアカウントとの併用が可能であることで、個人が日々蓄積しているノートをはじめとする情報を、必要に応じてビジネス組織(ビジネスノートブック)に共有することが可能です。

実際に社内導入を検討する上ではEvernote上に個人が仕事に関する情報を蓄積していることの是非はさておき、社内でEvernoteを利用している人がどの程度いるのかを確認した上で検討すると良いと思います。既存のEvernoteユーザーが多ければ多いほど導入効果は高いでしょうね。

Evernote for Salesforceは、Salesforce上でEvernote Businessを効果的に利用するためのアプリで、AppExchangeに公開されています。Evernote Businessに蓄積されているノートを商談や取引先に紐づけることが可能になり、同一画面でノートの追加・参照・編集が可能です。

Evernote for Salesforceを利用するためにはEvernote Businessの契約が必須です。Evernote Businessの価格は1ユーザー月額1,100円から。1ユーザーから、そして月単位での契約が可能です。

Evernote Business - Evernote を会社にも | Evernote

 インストールをしていて気づいたのですが、下記のように「Evernote Business管理者からメールで招待されたユーザ、またはメールアドレスのドメインの自動承認で許可されたユーザに限定」といった設定が可能で、Evernote Businessを利用するユーザーを制限することも可能なようでした。ただし、商談や取引先などに紐づけて共有されたノートは誰でもSalesforce経由で参照できるため、こと「見る」上では問題はありません。

インストールガイドが英語のみですが、特に複雑な設定はないため、AppExchangeに掲載されている他のアプリをインストールしたことのある方なら問題なくインストールできると思います。

使い方

インストール及び設定を行った後*1、設定されている画面を開くとEvernote Businessが埋め込まれています。

初期状態ではノートがリンクされてないため、何も表示されませんが、サイドメニューの「最近のノート」をクリックすることで、既存のノートを参照し、その場でリンクすることができます。

Evernote for Salesforceを利用するためにはEvernote Businessユーザーである必要がありますが、ビジネスノートだけでなく個人のノートからも関連付けることができるのが便利です。

一見「大丈夫かよ」と思うかもしれませんが、この画面以外から第三者が参照はできない(Evernote側の)共有設定となるため、問題はありません。個人のノートを利用できることで、Salesforceに関連付けるためだけにビジネスノートに共有することを避け、ビジネスノートブックがごちゃごちゃになってしまうことを防げますから、都合は良いと思います。

ちなみに、「最近のノート」に表示されるノートは各個人が参照権限のあるノートのみですが、Salesforceに関連付けることで共有設定がなされ、関連付けられた情報(商談や取引先など)を参照するすべてのユーザーが参照できるようになります。

関連付けらたノートは、今後デフォルトで表示されるようになります。ノートの参照も各ノートをクリックすればその場で可能です。

ノートの編集や新規作成もポップアップにはなりますが可能ですので、基本的な操作はすべてSalesforce上から可能になります。

ちなみに、初期設定時にパブリッシャーアクションとモバイルナビゲーションの設定を行うことで、Salesforce1上でも使用することが可能です。

ただし、基本的にはEvernoteアプリとの併用を推奨しているようで、Salesforce1のメニューにEvernoteアプリを起動するためのボタンが配置されます。Salesforce1内で完結する動作としては、パブリッシャーアクションを押すことでリンクされているノートが表示可能な程度ですね。

終わりに

使ってみて感じたことですが、Salesforce上から基本的な操作は可能であるため、SalesforceとEvernote Businessを併用している方には便利だとは思います。ただ、複数の情報とのリンクはそれぞれの画面から行う必要があったりするため、実運用時にどの程度利用されるのかはなんとも言い難いところです。Evernoteの画面やアプリ上で直接探してしまった方が早いような気もします。

また、Evernoteのタグやノートブックといった分類とも関連付けはできませんので、Evernote上できっちり管理されている人からするともやっとした感覚になる可能性もあります。タグ指定でまとめてリンクとかしたくなりそうです。

ただ、今回発表された日経新聞との提携によって実現されるコンテキスト(下記参照)により、Evernote内に蓄積された関連情報だけでなく、日経電子版や今後追加されるであろう各種メディアの情報が、Salesforceの各種情報と関連して表示されることを想像すると、Evernoteにどんどん情報を蓄積していきたくもなります。

冒頭の通り、今後Evernoteはクラウド上のワークスペースになろうとしているため、Salesfroceの各種機能と競合してくる部分も多々出てくるかとは思いますが、それは先日成果発表があったOffice365との連携等も同じことですので良しとしましょう。

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コンテキスト
Evernote で文章を書いたり、情報を保存したりすると、ノートの内容を元に関連情報が自動検索されます。その検索対象には、自分のアカウントにあるノートや同僚から共有されたノートが含まれます。これからは、そこにウォール・ストリート・ジャーナル(英語版)をはじめとする著名ニュースサイトの記事も関連する情報として表示されるようになりました。また、本日発表した日本経済新聞社との提携により、2015年初頭からは日経電子版のコンテンツが加わり、ノートの内容に関連が深い記事が表示されるようになります。日経電子版は、アメリカ以外での初めてのコンテンツパートナーとなります。コンテキストのコンテンツに日経電子版を追加: 仕事をこなすだけではなく、最高の仕事をするために - Evernote日本語版ブログ


Evernote Business - Evernote を会社にも | Evernote


Evernote for Salesforce - Evernote - AppExchange


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*1:Evernoteを利用したいすべてのオブジェクトのページレイアウトを修正するのがちょっと面倒ですが、10分程度でできると思います