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面倒な文書作成を一瞬で終わらせるドキュメントジェネレーター「Conga Composer」

お客様へ郵送する際の送付状や請求書の作成など、顧客情報や商品情報を一つ一つ文書に転記していくのは非常に面倒です。自分がHP経由で資料請求をした時のことを思い返してみても、郵送されてくる封筒の宛名書きが手書きであることも少なくありません。あれも結構面倒なんですよね。それが面倒なので、私の場合は窓付き封筒に統一して、Wordで窓付き封筒用の送付状を用意して手間の軽減を図っていますが、それでもお客様や自分の住所情報の更新は面倒に感じる事があります。

今年の秋に、英語圏のAppExchangeではドキュメントジェネレーターの人気が高いと聞きました。実際、AppExchange上にぱっと見てもいくつかのドキュメントジェネレーターが上位にランキングされています。今回ご紹介するConga Composerもその一つです。正直、国内で同種のサービスがないのか不思議になるくらい便利ですね。

Conga Composerは、Salesforceに格納されているデータを埋め込んだOfficeファイル(Word、Excel、Powerpoint)やPDFファイルを生成できるドキュメントジェネレーターです。Salesforceのカスタムボタンを商談や取引先などの各画面に埋め込んでおくことで、Conga Comporserを呼びだして、ドキュメントを生成しながら使うことができます。Composerを起動してテンプレートを選択し、ボタンを一つ押すだけで必要な事項が埋め込まれたドキュメントが生成されるわけです。これはとてもラクです。素晴らしい。

価格は1ユーザー月額15$から。それなりの価格ですが、営業部隊中心に利用する分には検討に値する価格だとは思います。

簡単な使い方

試しに、普段利用している窓付き封筒用の送付状のテンプレート作ってみました。

特に難しいことはないですね。埋め込み用のMarge Fieldを既存のドキュメントに記載するだけです。記載するマージフィールドは Template Builderというテンプレート作成用の支援ツールを利用することで、必要なデータのみ抜き出した各ファイル形式用の素のテンプレートを生成してくれます。

後はそれぞれのMarge Fieldをコピペしていくことでテンプレートを作ることができます。非常に簡単なのであれこれ試してみたくなります。

実際の出力は、各画面に配置したボタンからConga Composerを起動し、テンプレート選択して実行するだけです。その際のオプションとして、Chatterに投稿したり、フォローアップ用のToDoを設定できたりします。

用途

CongaのホームページにUse-Caseとして用途やサンプルがあれこれ書いてあるのですが、英語圏を想定した(当然ですが)用途なので、ちょっと参考にしにくいですが、大きな用途として意識されているのは下記の二点です。

①お客様に提出する書類の生成:営業実務の生産性向上

一つは見積書、請求書、提案書、申込フォームといった、お客様にメールや紙で渡す資料類の生成です。基本オフィスファイルが前提なので、生成されるドキュメントが完成形である必要はありません。自動化出来る範囲で資料のひな形を生成し、各個人が編集して利用できたりもするわけです。テンプレートは管理者が追加しておくものの他に、都度個人がアップロードして利用することができるため、各営業個人が作った提案書等を自分用のテンプレートとして利用することもできます。いいですね。

②社内向けの情報共有資料の生成(主に営業向け)

もう一つは社内向けの資料ですね。売り上げ状況や案件状況をExcelでまとめる、といった一般的な会議用資料の作成はもちろんですが、案件の状況をトリガーとして営業活動に必要な情報をまとめて、営業の行動支援用のドキュメントをプッシュ型で送りつけたりすることができるようですね。面白い用途です。

その他、オプションにはなるようなのですが、Salesforceのワークフロー等と組み合わせることで、社内外へのドキュメント送付や生成を自動化することもできるようですね。

終わりに

CRMを利用する上での現場側の大きな壁のひとつはデータ入力ですよね。日々のデータ入力は非常に面倒なので、具体的なメリットがなければ現場のモチベーションは上がりにくい。このCongaは現場向けのアプリなんですよね。従来であればゼロから作らなければいけないような資料を、少なくともSalesforceに格納されている情報は埋め込まれた状態から始めることができます。単純作業になりがちな基本情報の転記作業が積み重なるとストレスになりますので、個人にとっては時間短縮以上の価値があります。

マーケティング部門のようにセールスキットを作る側の立場で考えても、最新のひな形を現場に浸透させるのが容易になりますし、キットの使い方のポリシーも統制しやすくなるような気がします。

ただ、その恩恵を受けるためには日々情報を正しく入力しておく必要がありますので、管理用途だけでなく資料作成の手間が省け、生産性向上につながると思えば、入力のモチベーションが上がるかもしれないな。と、感じた次第です。

AppExchange上にはConga以外にもドキュメントジェネレーターがいくつか公開されていますので、機会があれば試してみたいと思います。

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